Meddelandet du skickar efter ett keramiskt lackskydd

Varför samtalet vid överlämningen inte fungerar

Att förklara skötseln över disk har tre praktiska problem.

• Kunden är distraherad. Han tittar på sin egen bil och beundrar arbetet.
• Ingenting hamnar i skrift. Det går inte att kontrollera en detalj i efterhand.
• Det finns ingen dokumentation. Om bilen kommer tillbaka skadad och kunden säger att ingen varnade honom kan du inte visa motsatsen.

Att skriva ner instruktionerna löser de två första problemen. Det tredje, dokumentationen, beror på var du skriver dem.

Ett meddelande, vid överlämningen

Skicka det medan bilen fortfarande står i studion, så att det kommer fram före kunden. Det behöver fyra saker.

• Vad som gjordes. Tjänsten och produkten som lades på, på en rad.
• Vilket datum bilen inte får tvättas till. Ett konkret datum, räknat från härdningstiden i produktens tekniska datablad. Använd inte en siffra från ett annat märkes webbplats: tiden varierar med produkt och förhållanden, och det är ditt namn som står bakom den.
• Vad som inte får göras till dess. Ingen tvätt alls, inte ens för hand. Regn gör ingen skada. Trädkåda och fågelspillning måste tas bort omedelbart och försiktigt.
• Hur bilen tvättas från det datumet. För hand, i skugga, med neutralt schampo, och aldrig i en automattvätt med borstar.

Avsluta med att bjuda in till svar, så att kunden frågar dig i stället för internet.

Hur skickar du det så att det dokumenteras?

Meddelandet kan skickas direkt från bokningen. I Instrumentpanelen heter valet i bokningens meny Skicka uppdatering.

En uppdatering är fri text, upp till 1000 tecken. Den fungerar även på bokningar som redan är avslutade, så du kan använda den efter att kunden har kört iväg. Den fungerar inte på avbokade eller ännu obekräftade bokningar.

Vad det ger kunden. Han får ett mejl med din studios namn, ditt meddelande och en knapp som öppnar bokningen, där tjänsten, datumet och historiken redan finns. Den som har konto på plattformen får dessutom en avisering där; den som inte har får mejlet, förutsatt att det finns en adress på bokningen. Mejlet kommer på kundens språk, men texten du skriver skickas exakt som du skrev den. Om du tar emot kunder från utlandet, skriv på deras språk.

Vad det ger studion. Meddelandet ligger kvar på bokningen. Om någon om tre månader frågar om kunden fick veta något om härdningen finns svaret på jobbet och inte i en enskild persons telefon. Och det slutar bero på vem som lämnade över bilen den dagen.

Serviceuppdateringar och kundkort finns från Starter-planen och uppåt.

Skriva så att det blir läst

Fyra saker skiljer meddelanden som blir lästa från dem som inte blir det.

• Ingen inledning. Börja inte med att tacka för förtroendet. Första raden avgör om resten läses, så använd den till information.
• Ett datum, och resten följer av det. Meddelandet bär en enda instruktion som beror på tid: tvätta inte förrän en viss dag. Allt annat finns där för att förklara det datumet.
• Datumet utskrivet. "Till den 12 september" följs; "ett par veckor" gör det inte.
• Ett namn på slutet. Kunden lämnade sin bil till en människa, och ett meddelande undertecknat av en människa får svar.

En mall att anpassa, och var du sparar den

Ändra bara det som står inom hakparenteser.

Bilen är klar: [tjänst] utförd.
Tvätta inte bilen förrän [datum] — inte ens för hand. Regn gör ingen skada; trädkåda eller fågelspillning måste tas bort så snabbt som möjligt, men med icke slipande medel.
Från det datumet går det bra att tvätta: för hand, i skugga, med neutralt schampo. Undvik alltid automattvättar med borstar — så sköter du lackskyddet: [länk]
Vid frågor, svara på det här meddelandet. — [namn]

Spara mallen där hela teamet når den: i ett delat dokument eller som en anteckning i telefonen i receptionen. Ligger den hos en enda person skickas den inte den dagen personen är borta.

Det som gör mallen till rätt meddelande är noteringarna om just den bilen: vilken produkt som lades på, vilket datum härdningen tar slut och vad som avtalades vid överlämningen. Det ligger på kundkortet, som privata anteckningar, bredvid bokningshistoriken. Bara studion ser dem, aldrig kunden.