Wie Sie Buchungen aus WhatsApp und Instagram in detailmasters eintragen

Was eine Spontanbuchung ist

Es ist eine Buchung, die das Studio für den Kunden anlegt, aus dem Administrationsbereich heraus, unter Buchungen → Neu.

Anders als eine Buchung des Kunden kommt diese bereits bestätigt und mit Preis zur Welt. Keine Anfrage, die auf Annahme wartet, kein Betrag, der später verhandelt wird: Sie wählen die Leistung, die Zeit, und Sie schreiben, was diese Arbeit kostet. Erledigt in dem Moment, in dem das Auto hereinfährt.

Sie braucht wenig: einen Namen, die Leistung, Tag und Uhrzeit, und den Preis. Steht der Kunde schon auf Ihrer Liste, wählen Sie ihn aus und die Buchung landet in seiner Historie. Ist es das erste Mal, schreiben Sie Namen und Kontakt — und er erscheint unter Kunden, mit einem Hinweis, dass er von Ihnen kommt und nicht von der Plattform, und seine Historie beginnt bei dieser Buchung.

Wofür die Spontanbuchung in der Praxis gut ist

Drei Dinge, und keines davon hängt davon ab, dass Kunden über uns zu Ihnen finden.

• Es gibt nur noch einen Kalender. Eine Spontanbuchung belegt den Platz genauso wie jede andere Buchung. Wenn Sie den Donnerstagvormittag mit einem am Telefon vereinbarten Auftrag gefüllt haben, ist der Donnerstagvormittag nicht mehr frei — im Kalender, in den Sie schauen, und auf der Seite, die der Kunde sieht. Der Tag auf dem Bildschirm ist der Tag, den die Halle wirklich hat.
• Die Arbeit bleibt in der Akte des Kunden. Nicht auf einem Zettel daneben. Dieselbe Akte, dieselbe Historie, derselbe Kunde, der in einem halben Jahr vielleicht wiederkommt — und diese Historie antwortet für Sie, wenn Sie wissen wollen, wer da war, wie oft, und zu welchem Preis.
• Was Sie berechnet haben, bleibt an der Buchung. Der vereinbarte Betrag ist dort festgehalten und nicht im Kopf dessen, der das Auto angenommen hat. Am Monatsende steht das, was Sie abgerechnet haben, da — Auftrag für Auftrag.

Wann man eine Spontanbuchung anlegt

Für die meisten Studios ist die Spontanbuchung nicht die Ausnahme — so beginnen fast alle Buchungen. In der Praxis:

• Eine Nachricht auf Instagram oder WhatsApp, und das Gespräch endet mit einem vereinbarten Tag und einer Uhrzeit.
• Das Telefon klingelt, man einigt sich, er legt auf.
• Der Kunde steht unangemeldet da und die Halle hat einen freien Platz, ihn gleich zu nehmen.
• Es ist ein Stammkunde, der die öffentliche Seite des Studios nie benutzen wird — und auch nicht muss.

Darunter liegt immer derselbe Fall: Das Auto wird die Halle belegen. Wo die Buchung vereinbart wurde, ändert daran nichts.

Und wenn nie ein Kunde über detailmasters kommt?

Es lohnt sich trotzdem, und so fangen die meisten Studios an.

Was Ihnen das System gibt, hängt nicht davon ab, woher der Kunde kam: der Kalender mit der gesamten Arbeit, die Historie aller, die schon da waren, Preise nach Fahrzeuggröße, der zu jedem Auftrag festgehaltene Betrag und die Bestätigung, die an den Kunden geht, sobald die Buchung angelegt ist.

Die öffentliche Seite des Studios ist eine zusätzliche Tür für hereinkommende Arbeit, nicht der Grund, das System zu benutzen. Bringt Ihnen diese Seite eines Tages Kunden, landen sie im selben Kalender, ohne dass etwas umgestellt werden müsste.

Den Preis bestimmt das Studio

Das Formular schlägt zunächst den Betrag vor, den Sie im Katalog für diese Leistung stehen haben, und Sie können ihn durch das ersetzen, was Sie mit dem Kunden vereinbart haben. Was am Tresen vereinbart wird, ist selten genau der Listenpreis.

Und wenn die Arbeit geschenkt ist? Schreiben Sie 0 als Preis, dann ist sie als solche festgehalten.

Was das Formular nicht speichert, ist eine Buchung ganz ohne Preis: Bleibt das Feld leer und hat die Leistung keinen Katalogpreis, auf den man zurückgreifen könnte, verweigert es. Eine 0, die Sie geschrieben haben, ist Ihre Entscheidung; ein leeres Feld ist ein Auftrag, den am Monatsende niemand erklären kann.

Was sich diesen Monat an der Spontanbuchung geändert hat

Diesen Monat hat die Spontanbuchung das Stück bekommen, das ihr fehlte: Sie weiß jetzt, welches Auto draußen steht.

• Das Formular fragt jetzt nach der Fahrzeuggröße, bei Leistungen und Extras mit Staffelpreisen — dieselbe Frage, die der Kunden-Checkout immer schon gestellt hat. Bisher schlug es stets die kleinste Stufe vor, ganz gleich welches Auto. Bei einem Siebensitzer waren das zig Euro zu wenig, standardmäßig.
• Der Reiter Historie unter Buchungen zeigt die bereits abgeschlossenen Arbeiten mit dem jeweils festgehaltenen Betrag. Dort vergleicht man mit dem, was man früher berechnet hat.