Come aggiungere a detailmasters le prenotazioni che arrivano da WhatsApp e Instagram

Che cos'è una prenotazione in loco

È una prenotazione che lo studio crea al posto del cliente, dal pannello di amministrazione, in Prenotazioni → Nuova.

A differenza di una prenotazione fatta dal cliente, questa nasce confermata e con il prezzo. Non c'è una richiesta in attesa di accettazione né un importo da concordare dopo: si sceglie il servizio, l'orario e si scrive quanto costa quel lavoro. È chiuso nel momento in cui l'auto entra.

Serve pochissimo: un nome, il servizio, il giorno e l'ora, e il prezzo. Se il cliente è già nella sua lista, lo seleziona e la prenotazione entra nel suo storico. Se è la prima volta, scrive il nome e il contatto, e compare in Clienti — con un'etichetta che dice che arriva da lei e non dalla piattaforma, e con lo storico che parte da quella prenotazione.

A cosa serve la prenotazione in loco, in pratica

Tre cose, e nessuna dipende dal fatto che le arrivino clienti da qui.

• L'agenda diventa una sola. Una prenotazione in loco occupa il posto esattamente come qualsiasi altra. Se ha riempito il giovedì mattina con un lavoro concordato al telefono, il giovedì mattina non è più libero — nell'agenda che consulta e sulla pagina che vede il cliente. Il giorno che appare sullo schermo è il giorno che l'officina ha davvero.
• Il lavoro resta nella scheda del cliente. Non su un foglio a parte. La stessa scheda, lo stesso storico, lo stesso cliente che forse tornerà fra sei mesi — ed è quello storico a rispondere per lei quando vorrà sapere chi è passato, quante volte e a quanto.
• Quello che ha fatturato resta sulla prenotazione. L'importo concordato è registrato lì e non nella testa di chi ha preso l'auto. A fine mese, quello che ha fatturato è lì, lavoro per lavoro.

Quando si fa una prenotazione in loco

Per la maggior parte degli studi la prenotazione in loco non è l'eccezione — è così che iniziano quasi tutte le prenotazioni. In pratica:

• Un messaggio su Instagram o WhatsApp, e la conversazione finisce con un giorno e un'ora concordati.
• Squilla il telefono, vi accordate, riattacca.
• Il cliente si presenta senza preavviso e l'officina ha un posto libero per prenderlo subito.
• È un abituale che non userà mai la pagina pubblica dello studio — e non ne ha bisogno.

Sotto è sempre lo stesso caso: l'auto occuperà l'officina. Dove la prenotazione è stata concordata non cambia questo.

E se nessun cliente arriva da detailmasters?

Conviene lo stesso, ed è così che inizia la maggior parte degli studi.

Quello che il sistema le dà non dipende dall'origine del cliente: l'agenda con tutto il lavoro, lo storico di chi è già passato, i prezzi per dimensione del veicolo, l'importo registrato su ogni lavoro e la conferma che parte al cliente appena la prenotazione viene creata.

La pagina pubblica dello studio è una porta in più da cui entra lavoro, non il motivo per usare il sistema. Se un giorno quella pagina le porterà clienti, entreranno nella stessa agenda, senza nulla da riconfigurare.

Chi decide il prezzo è lo studio

Il modulo parte proponendo l'importo che ha a catalogo per quel servizio, e lei può sostituirlo con quello concordato con il cliente. Quello che si concorda al bancone raramente è esattamente il prezzo di listino.

E se il lavoro è in omaggio? Scriva 0 nel prezzo, e resta registrato come tale.

Quello che il modulo non salva è una prenotazione senza alcun prezzo: se il campo resta vuoto e il servizio non ha un prezzo di catalogo su cui appoggiarsi, rifiuta. Uno 0 scritto da lei è una sua decisione; un campo vuoto è un lavoro che a fine mese nessuno riesce a spiegare.

Cosa è cambiato questo mese nella prenotazione in loco

Questo mese la prenotazione in loco ha guadagnato il pezzo che le mancava: ora sa che auto c'è fuori.

• Il modulo ora chiede la dimensione del veicolo, sui servizi e sugli extra con prezzo per fascia — la stessa domanda che il checkout del cliente ha sempre fatto. Fino a ora proponeva sempre la fascia più piccola, qualunque fosse l'auto. Con un sette posti erano decine di euro in meno, per impostazione predefinita.
• La scheda Storico, in Prenotazioni, mostra i lavori già conclusi con l'importo registrato su ciascuno. È lì che si fa il confronto con quanto ha fatturato prima.